برای دستیابی به موفقیت، شایستگی هایت را زیاد کن ، نه ارزوهایت را

قانون پارکینسون و مدیریت زمان

قانون پارکینسون و مدیریت زمان

در مدیریت با قوانین و اصول معروفی روبرو هستیم که یکی از آنها قانون پارکینسون است. پارکینسون یکی از مدرسان علم مدیریت است که از قضا هیچ ربطی هم با رعشه (لرزیدن!) ندارد. افراد غالبا به زمان تحویل یک پروژه یا انجام کار دقت می کنند و تمام تلاششان جهت تحویل و انجام آن در زمان مقرر است . مثلا اگر کاری یک ساعت زمان ببرد و به مسئول انجام آن یک ساعت زمان داده شود، او کار را در سه ساعت انجام می دهد! شاید بتوان گفت قرینه نزدیکی بین مفهوم این قانون با دقیقه نود بودن وجود دارد. 

قانون پارکینسون نظریه‌ی جالبی درباره‌ی زمان‌دهی فعالیت‌های پروژه (سپس زمانبندی) است. این قانون بیان ‌می‌کند که افراد بیشتر به موعد تحویل (Due-date) نگاه ‌می‌کنند و سعی ‌می‌کنند تا کار را به‌نحوی در موعد تحویل خود به ‌اتمام‌ رسانند. به‌عبارتی اگر برای کاری که از نظر استاندارد 4 ساعت طول‌می‌کشد،‌ 10ساعت زمان درنظربگیریم، فرد مسوول، کار را در 10 ساعت انجام‌ خواهد داد؛ همچنین اگر برای این‌کار 3 ساعت زمان در نظرگرفته‌شود، فرد آن ‌را درطی مدت‌ مذکور، حتی با کیفیت کمتر، انجام‌می‌دهد. مسئولان زمان دهی به فعالیت‌ها باید دقت ‌کنند که زمان‌دهی فعالیت‌ها به‌گونه‌ای انجام ‌شود که با حفظ رابطه‌ی بین کیفیت، زمان و هزینه، افراد با بهره‌وری لازم کار را انجام‌دهند.

نکته ي مهم در مورد قانون پارکينسون: گستردگي(کش يافتن) به ميزان و ماهيت کار ارتباط چنداني ندارد.
در مورد زمان انجام کارها و در كنار قانون پاركينسون، قانون ديگري وجود دارد، با عنوان قانون مشخصه دانش آموزي. فرض كنيد، يك دانش آموز براي امتحان درس رياضي، 5 روز فرصت دارد. اين دانش آموز از روز اول شروع به دس خواندن نمي كند، بلكه مطالعه اش را مثلا از روز سوم شروع مي كند. در فعاليت هاي كاري و هم چنين پروژه هايي كه محدوديت زماني دارند، مي توانيم صحت اين قانون را مشاهده كنيم .

قانون پاركينسون در كنار قانون مشخصه ي دانش آموزي، اثرات منفي زيادي را باعث مي شوند. اين دو قانون باعث از دست رفتن زمان و ايجاد اضطراب و دلهره در فرد و سازمان مي گردد، كه نتيجه ي نهايي آن به تعويق افتادن پروژه ها و در مواردي كه محدوديت زماني شديد وجود دارد، كاسته شدن از كيفيتِ نتيجه كار است.

افراد و سازمان ها به طور طبيعي به اين دو قانون گرايش دارند. براي پرهيز از اثرات منفي ناشي از اين دو ويژگي، نيازمند آموزش و اجراي برنامه هاي خاص در سازمان هستيم. مثلا مي توان افراد و يا گروه هايي را كه فعاليت محوله را زودتر از موعد مقرر انجام داده اند، را تشويق كرد. مديريت زمان، راهکار غلبه بر اين مشکل است.

و اما قانون پارکينسون چند تعريف ديگر هم دارد. ازجمله:
هزينه ها بدون استثنا آنقدر بالا مي روند تا با درآمد ها يکسان شوند!!! هر چه درآمدتان بيشتر باشد بيشتر خرج مي کنيد و همچنان در موقعيت قبلي خود باقي مي مانيد.اگر هنوز اين قانون را باور نداريد به اين بينديشيد که چرا اکثر انسانها از نظر مالي پيشرفت نمي کنند!!!

قوانین پارکینسون در مدیریت
قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای طنزآمیز در مجله اکونومیست به آین قانون اشاره کرده است.
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
كارمند بیشتر= بیكاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر

اصل اول:
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر

قانون پاركينسون مي گويد كار طوري گسترش مي يابد كه زمان داده شده را پر كند يا به عبارتي مي گويد كار به اندازه ي زماني كه براي انجام آن وجود دارد ادامه مي يابد.
يك مثال براي درك بهتر: 
قانون پاركينسون مي گويد اگر براي انجام پروژه اي يك هفته وقت لازم باشد و به شما براي انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند شما به اندازه ي دو هفته برايش وقت صرف مي كنيد يعني شما پروژه را در پايان آن دو هفته به اتمام مي رسانيد گرچه يك هفته كافي بود.
بخش دیگری از این قانون می‌تواند كمی از تنبلی‌هایی كه در انجام كارهای‌مان به خرج می‌دهیم را توجیه كند و به ما بگوید چرا همیشه در دقیقه 90 همه كارها را انجام می‌دهیم. 
اگر مدیر یك سازمان هم باشید ممكن است برای بالا بردن كیفیت كارتان وقت بیشتری به كارمندتان بدهید اما باز هم كاری پر اشتباه و كم‌دقت را آن هم در زمانی طولانی‌تر تحویل بگیرید. شاید شما گناه این اتفاقات را برگردن خود یا كارمندان‌تان بیندازید و فكر كنید اگر فرد دیگری در این موقعیت بود به شكلی دیگر عمل می‌كرد اما پاركینسون می‌گوید، این یك موضوع همه‌گیر است و تا برایش برنامه‌ریزی دقیقی انجام ندهید نمی‌توانید از شرش خلاص شوید.
این قانون می‌گوید، مهم نیست كه برای انجام یك كار به شما چقدر زمان داده می‌شود، چه یك هفته و چه یك ماه برای شما فرقی نخواهد كرد، زیرا شما كارتان را به اندازه همان زمانی كه داده شده طول می‌دهید.
از نظر پاركینسون، استرس و فشار كار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود و هرگز خودتان نخواهید فهمید چرا نمی‌توانید در زمانی كه برای كار كافیست آن را تمام كنید و نه در زمانی كه به شما برای انجام آن داده شده است. این قانون می‌گوید، هرچقدر به شما برای انجام یك پروژه وقت داده شود، شما همان‌قدر برای تمام شدنش وقت خواهید گذاشت مثلا اگر برای كاری كه شما توان انجام دادنش را در یك هفته دارید، 2 هفته زمان درنظر گرفته شود، هرگز شما آن را در یك هفته تمام نخواهید كرد و بازهم چیزی كه برای شما از این وقت اضافه باقی می‌ماند، همان اضطراب دقیقه نودی است. شاید بد نباشد برای كم كردن این اضطراب و دور زدن زمان راه‌حل‌هایی پیدا كنید و اگر مدیر هستید بتوانید در زمانی كه برای انجام آن كار لازم است آن را از كارمندتان بخواهید و نه زمانی بیشتر چراكه این زمان بیشتر تنها ركود كار شما را بالا می‌برد و نه‌كیفیت و دقت انجام آن را.

اصل دوم:
كارمند بیشتر= بیكاری بیشتر

قانون پاركینسون با این اصل شروع می‌شود: كار به همان اندازه‌ای كه برایش وقت یا نیروی انسانی باشد، كش می‌آید. این قانون تلاش می‌كند سیستم آزار‌دهنده اداری را موشكافی كند و به ما بگوید كه چرا برای یك كار ساده اداری باید روزها و هفته‌ها وقت بگذاریم، از این اتاق سازمان به اتاق دیگر پاس داده شویم و در نهایت كارمان هم آنطور كه باید انجام نشود. پارکینسون «تمایل مدیران به داشتن مرئوسان بیشتر» را انگیزه گسترش بوروکراسی‌ها می‌داند که در نتیجه موجب افزایش کارکنان وایجاد وظایف تکراری می شود.
پاركینسون اصرار دارد كه اگر برای كاری كه از عهده 2 كارمند بر می‌آید 10 كارمند هم استخدام كنیم، نه كار سریع‌تر انجام می‌شود و نه كیفیت انجام شدنش فرقی می‌كند بلكه آن كار به اندازه 10 نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد. او از این طریق سیستم وقت‌گیر اداری را توضیح می‌دهد و معتقد است كه براساس این اصل، ادارات با اختصاص تعداد بیشتری نیروی انسانی برای كارهای ساده تنها سیر انجام كار را طولانی‌تر می‌كنند و وقت بیشتر و هزینه بالاتری را به سازمان و مراجعان تحمیل می‌كنند. طبق قانون پاركینسون، با افزایش تعداد كارمندها سرعت انجام كار بالاتر نمی‌رود بلكه كاركنان موضوعات ساده و ابتداعی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام كار را به تعویق می‌اندازند. پاركینسون با توضیح این اصل تلاش می‌كند كه از مدیران بخواهد، در سیستم استخدام كارمندان‌شان تجدیدنظر كنند و به جای پر كردن چارت سازمانی به فكر انجام بهتر كارها باشند. او معتقد است در اكثر مواقع چرخه اداری بیهوده طولانی می‌شود و كارمندی كه توان انجام كار را دارد، تنها برای پیروی از آن روال اداری كار را به دیگران ارجاع می‌دهد و این موضوع می‌تواند سازمان را به مرور دچار یك وضعیت نامساعد كند و بیشتر وقت و هزینه را به انجام كارهایی اختصاص دهد كه نیازی به انجام‌شان نیست. البته این اصل فقط به درد مدیران اداره‌ها نمی‌خورد. شما حتی در منزل هم گاهی با این اصل سروكار دارید. كمی فكر كنید...

اصل سوم:
دخل بیشتر= خرج بیشتر

 حتما شما هم بارها و بارها این سوال را از خود پرسیده‌اید كه چرا با وجود بالاتر رفتن رتبه كاری‌تان و بیشتر شدن درآمدتان هنوز زندگی‌تان مثل قبل می‌گذرد یا با وجود این‌كه در كنار شغل اصلی‌تان یك كار پاره وقت هم دارید، باز هم نیمه‌ ماه بی‌پول می‌شوید و برای پرداخت اقساط‌تان هم مشكل دارید. پاركینسون دلیل این مشكل را پیروی نكردن از معادله‌ بالا می‌داند. او در قانونش به‌گونه‌ای دیگر به این موضوع می‌پردازد و سعی می‌كند دلیل بی‌پولی همیشگی ما را توضیح دهد و به این سوال‌مان پاسخ دهد كه چرا با وجود بیشتر شدن درآمدمان هنوز هم پس‌اندازی نداریم و همان گرفتاری‌های قدیمی را برای گذراندن زندگی‌مان داریم. براساس این قانون، مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی كه در می‌آورید و حتی كمی بیشتر از آن را خرج می‌كنید. قانون پاركینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست هم‌پایه درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های‌شان هم بیشتر می‌شود. برای درك كردن این قانون نیازی به مثال‌های عجیب و غریب نداریم. اگر شما به آدم‌های دوروبرتان نگاه كنید، می‌بینید كه اغلب آدم‌ها این روزها چند برابر حقوقی كه برای نخستین بار گرفته‌اند درآمد دارند اما باز هم برای جمع كردن دخل و خرج‌شان، به ریال ریال آن پول احتیاج دارند و با وجود افزایش درآمد، نمی‌توانند پس‌اندازی داشته باشند. از نظر این قانون مهم نیست كه چقدر پول درمی‌آورید بلكه نكته این‌جاست كه هیچ وقت پول لازم برای زندگی به آن شكلی كه دوست دارید را ندارید. با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبك زندگی‌تان مشاهده كنید.
حتی اگر اضافه كاری بیشتری بمانید یا حقوق بیشتری دریافت كنید، باز هم روز سی‌ام ماه را به سختی و به انتظار حقوقی كه فردا می‌گیرید، می‌گذرانید.


کوچینگ تیام
شرکت دانش بنیان رشد فرد و کسب و کار